W ostatnim czasie  wśród przedsiębiorców  wiele mówi się o Jednolitym Pliku Kontrolnym zwanym JPK. Wciąż powstają  pytania, których przedsiębiorstw JPK dotyczy i od kiedy obowiązuje. Jednolity Plik Kontrolny jest  zbiorem danych księgowych, posiadających  odgórnie narzuconą  strukturę i format, stworzony w oparciu o programy do prowadzenia księgowości.  Powstaje on  poprzez  eksport danych, zawierających informacje o operacjach gospodarczych wykonanych w danym okresie.   Sporządza   się go w formacie XML, umożliwiającym   jego łatwe przetwarzanie. JPK to  zatem nic innego jak dodatkowa ewidencja gromadząca i porządkująca dane według  zdefiniowanych struktur.    Schemat ten obejmuje : księgi rachunkowe – JPK KR,  wyciąg bankowy – JPK WB, magazyn – JPK MAG, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT – JPK VAT, faktury VAT – JPK FA, podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK PKPIR, ewidencja przychodów – JPK EWP.

Przekazywanie danych w postaci elektronicznej na  wezwanie organów Kontroli Administracji Skarbowej odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zapewniających bezpieczeństwo, wiarygodność i  niepodważalność  danych zawartych w księgach. Dotychczas  obowiązujące przepisy nie  definiowały  dokładnej formy przekazywania danych organom kontroli skarbowej.  Informacje udostępniano w formie elektronicznej, ale w różnych formatach, co uniemożliwiało ich  analizowania i zestawiania.   Komplikowało  to pracę urzędnikom i pochłaniało  ogromną ilość czasu.  Wyjściem z tej sytuacji  stał się właśnie Jednolity Plik Kontrolny.  Jego podstawowym  zadaniem  jest  ujednolicenie sposobu przekazywania danych, co  umożliwi skrócenie czasu kontroli oraz obniżenie kosztów. W  większej części przypadków przekazanie pliku będzie wiązało się z dokonaniem czynności sprawdzających, po których  nie będzie konieczności przeprowadzenia kontroli u podatnika. Dostęp  organów administracji skarbowej do uporządkowanych   danych pozwoli na  sprawne wyszukanie błędów, co daje szansę na skuteczne  przeciwdziałanie wyłudzeniom podatku VAT czy unikaniu opodatkowania. Dodatkową korzyścią jest ujednolicenie procedur kontrolnych i sprawdzających, co  da szansę    skutecznej  zarządzać zespołami  prowadzących kontrolę. Aby JPK spełnił swoje zadanie,  do nowych wymogów  muszą dostosować się wszyscy przedsiębiorcy.  Wszelkie  oprogramowania  księgowe w firmie muszą  posiadać możliwość eksportu danych dotyczących  wszystkich  operacji księgowych w danym okresie.  Przedsiębiorcy zobowiązani są przekazywać pliki  JPK na żądanie organów podatkowych w jednym z dwóch terminów: od 1 lipca 2016 r. – duże podmioty, od lipca 2018 r. – mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Do comiesięcznego przekazywania JPK organom kontroli skarbowej bezwzględnie zobowiązani są  przedsiębiorcy prowadzący ewidencję zakupu i sprzedaży VAT. Od 1 lipca 2016 roku zobowiązane są do tego duże podmioty, od 1 stycznia 2017 – małe i średnie, natomiast od 1 stycznia 2018 – mikro przedsiębiorcy.  O tym czy dana firma  jest dużym, średnim, małym, czy mikro przedsiębiorstwem decyduje średnia liczba zatrudnionych w danym roku pracowników, roczny obrót netto ze sprzedaży oraz suma aktywów bilansu. Te trzy parametry określa się na podstawie dwóch ostatnich lat działalności. Aby sprostać wymogom wynikającym z nowych przepisów  najłatwiej byłoby  wyposażyć  się w oprogramowanie umożliwiające  łączenie plików JPK pochodzących z różnych miejsc i dowolnych systemów księgowych lub sprzedażowych oraz przesyłanie go  organom podatkowym w formie elektronicznej.  Tego typu  programem jest JPK Link stworzony przez Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT. Program JPK Link, połączy różne bazy w jeden plik JPK, w którym każdy dokument będzie wykazany w osobnej pozycji. Warunek jest jeden – wszystkie programy księgowe, w których  wytwarzane   są te dokumenty muszą  posiadać możliwość utworzenia pliku JPK w aktualnej strukturze XML określonej przez ministerstwo finansów.  Program obsługuje także plik JPK VAT, którego comiesięczna wysyłka jest obecnie obowiązkiem większości przedsiębiorców. Dodawanie plików źródłowych w programie JPK Link jest  niezwykle  łatwe. Umożliwia on scalanie plików JPK w module Scal JPK. Użytkownik wskazuje,  gdzie znajdują się te pliki (na dysku, na pendrive, w zasobach sieciowych itd.), a następnie przeciąga je na pulpit programu lub korzysta z funkcji Dodaj.  Dołączenie plików do programu bądź łączenie JPK  nie skutkuje żadną ingerencją w te pliki. Pozostają one w swojej lokalizacji  w niezmienionej formie.  Program JPK Link™  ustala jedynie ich położenie. W programie JPK Link™  można bez problemu zweryfikować,  czy pliki otrzymane z różnych systemów, pochodzące od różnych producentów i utworzone w różnych lokalizacjach są  bezbłędne.

Jeżeli sprawdzenie poszczególnych plików i całej Grupy przebiegła pomyślnie, wówczas można przystąpić do scalania Grupy używając funkcji Scal.  Po chwili pojawi się  komunikat poświadczający  o prawidłowo przygotowanym złączonym pliku i można przystąpić do jego wysyłki.  Cały proces tworzenia jednego pliku JPK i jego wysyłki odbywa się w  paru prostych  krokach: wskazanie plików JPK,  weryfikacja plików, scalanie plików, podpisanie scalonego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wysłanie scalonego pliku, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Program JPK Link jest  stworzony dla jednostek budżetowych, firm wielooddziałowych i biur rachunkowych. Do obsługi programu jest  konieczny  system Windows 7 lub wyższy. JPK Link to program  funkcjonalny i godny polecenia. Każdy przedsiębiorca z pewnością będzie  usatysfakcjonowany użytkując go.